Conforme cita Roberto Rivelino Rodrigues da Conceição, no site http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/a-importancia-da-organizacao-dos-arquivos-da-empresa/34229/ , que “As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem, inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis”. E no que se refere a Departamento Pessoal, o arquivo e a Guarda dos Documentos são imprescindíveis para toda e qualquer empresa, pois isto não envolve somente a organização, mas também, o risco de sofrer multa numa eventual fiscalização do trabalho.
EMPRESA:
Xxxxxxxx LTDA
SETOR:
Departamento Pessoal
Período de 01/2010 a 12/2010.
Posto abaixo uma relação de Documentos do Departamento Pessoal e os respectivos prazos de guarda com o fundamento legal, e também, uma sugestão de identificação para caixa de arquivo.
Prazo de Guarda dos Documentos Trabalhistas e Previdenciários
2 anos
(CF, art. 7º, inciso XXIX)
– Aviso prévio
– Pedido de demissão
– Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho – TRCT
– Pedido de demissão
– Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho – TRCT
3 anos (Portaria MTE 235/2003)
– CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (a contar da data da postagem)
5 anos (CF, art. 7º inciso XXIX)
– Acordo de compensação de horas
– Acordo de prorrogação de horas
– Atestados médicos
– Autorização para desconto não previstos em Lei
– Documentos de controle de horário de trabalho dos empregados (cartões, fichas ou livros de ponto)
– Documento que comprova a entrega da Comunicação de Dispensa – CD
– Documentos relativos a créditos tributários (IR, etc.)
– Documentos relativos ao Vale-Transporte
– Guia de recolhimento da contribuição sindical, e outras cobradas pelo sindicato (assistencial, confederativa, etc.)
– Recibo da 1ª parcela do 13º salário
– Recibo da 2ª parcela do 13º salário
– Recibo de abono de férias
– Recibo de entrega do Requerimento do Seguro-Desemprego
– Recibo de gozo de férias
– Recibo de adiantamentos de salário
– Relação de contribuição sindical, e outras cobradas pelo sindicato (assistencial, confederativa, etc.)
– Solicitação de abono de férias
– Acordo de prorrogação de horas
– Atestados médicos
– Autorização para desconto não previstos em Lei
– Documentos de controle de horário de trabalho dos empregados (cartões, fichas ou livros de ponto)
– Documento que comprova a entrega da Comunicação de Dispensa – CD
– Documentos relativos a créditos tributários (IR, etc.)
– Documentos relativos ao Vale-Transporte
– Guia de recolhimento da contribuição sindical, e outras cobradas pelo sindicato (assistencial, confederativa, etc.)
– Recibo da 1ª parcela do 13º salário
– Recibo da 2ª parcela do 13º salário
– Recibo de abono de férias
– Recibo de entrega do Requerimento do Seguro-Desemprego
– Recibo de gozo de férias
– Recibo de adiantamentos de salário
– Relação de contribuição sindical, e outras cobradas pelo sindicato (assistencial, confederativa, etc.)
– Solicitação de abono de férias
10 anos
– Documentos que se sujeitam à fiscalização do INSS, como folha de pagamento, ficha de salário-família, Guia de Recolhimento Previdenciário – GPS, etc. (Decreto 3.048/1999, art. 348 e 349)
– Documentos relativos ao salário-educação (Decreto 3.142/1999)
– PIS/PASEP: a contar da data em que o seu recolhimento seja previsto (Decreto-lei 2.052/1983)
– Documentos relativos ao salário-educação (Decreto 3.142/1999)
– PIS/PASEP: a contar da data em que o seu recolhimento seja previsto (Decreto-lei 2.052/1983)
30 anos (Lei 8.036/1990, art. 23, § 5º)
– Documentos referentes ao FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
Indeterminado
(Podem ser solicitados a qualquer tempo para fins de comprovação de tempo de serviço)
– Contrato de trabalho
– Documentos de registro interno dos empregados (Livros e Fichas de Registro de Empregados)
– Livro de Inspeção do Trabalho
– RAIS
– Documentos de registro interno dos empregados (Livros e Fichas de Registro de Empregados)
– Livro de Inspeção do Trabalho
– RAIS
EMPRESA:
Xxxxxxxx LTDA
SETOR:
Departamento Pessoal
REF. :
FGTS
Período de 01/2010 a 12/2010.
CONSERVAÇÃO :
30 ANOS (Lei 8.036/1990, art. 23, § 5º
ELABORADO POR :
EMP XXXX (PESSOA RESPONSÁVEL: xxxxx)